Criterios

Nuevas

Se muestran aquellas solicitudes sin expediente iniciado, es decir, con el estado "Solicitud".

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En trámite

Se muestran aquellas solicitudes con expediente iniciado, es decir, con el estado "Iniciado".

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Finalizadas

Se muestran aquellas solicitudes que ya se han cerrado, es decir, con el estado "Cerrado".

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Filtro de fecha

Se pueden acotar las búsquedas entre una fecha de solicitud concreta y el día de hoy.

Destacar que se podrá establecer un valor por defecto para este campo, mediante el parámetro de instalación MSOFD.

MSOFD	Parámetro para determinar si se inicializa el criterio de búsqueda "Sol desde". Ejemplo: Si se desea establecer un criterio de búsqueda de una semana anterior al día de hoy, pues se definirá un valor de 7.	Valor -1 // No se establece fecha predeterminada. Valor X // Número de días anterior a la fecha de hoy.

Por otro lado este campo puede cambiar a "Registro fecha desde" en función del parámetro de instalación TIPNF.

TIPNF	Muestra datos de solicitud o datos de registro.	Valor 0 - Se muestra criterio "Fecha solicitud desde" y columna "Fecha solicitud" Valor 1 - Se muestra criterio "Fecha registro desde" y columna "Fecha registro"

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Buscar por

Se podrán localizar solicitudes por diferentes criterios concretos, en función de la opción elegida, en el desplegable. Una vez seleccionado el criterio concreto, se utilizará el campo de escritura libre, para definir la búsqueda.

Número de solicitud. Opción para localizar una solicitud por su número. Aclarar que, por ejemplo, en caso de que el número de solicitud sea 25/2018, en este campo tenemos que introducir, solo, el número 25.
Número de expediente. Opción para localizar una solicitud por su número de expediente.
Número de registro. Opción para localizar una solicitud por su número de registro.
DIR3. Opción para localizar solicitudes cuyo origen sea un organismo.
Título de expediente. Se podrán localizar solicitudes por el título del expediente.
Tercero. Se podrán localizar solicitudes por alguno de los terceros que formen parte del mismo. En este caso, se podrá buscar por Nombre, apellido o por el número de documento de identificación del tercero.
Datos documentos. Se podrán localizar expedientes que contengan documentos específicos de acuerdo a alguno de sus atributos: Descripción del documento, CSV o Referencia.

Marca. Siempre y cuando un expediente tenga una marca definida podrá localizar por este criterio de búsqueda.
Serie documental. En el caso de trabajar con cuadro de clasificación documental, ser podrán localizar solicitudes/expedientes por la serie documental asociada a la misma.
Anotaciones. Mediante este criterio se podrán localizar solicitudes/expedientes por el contenido de las posibles anotaciones que pudieran contener.
Tarea. Búsqueda de expedientes por la descripción de las tareas activas y disponibles para el usuario, en el procedimiento iniciado en el expediente. Esta opción solo estará disponibe siempre que el usuario tenga visible la columna "Tareas" en la rejilla de expedientes (Parámetro de usuario MOTAR a valor 1)
Referencia alternativa. En algunas organizaciones, se da la situación de que los expedientes pueden tener una referencia de expediente “principal” y otra referencia “alternativa”. Esta información, especialmente en procesos de migración de expedientes, forma parte de los metadatos del expediente en eXperta. Mediante esta opción se podrán localizar expedientes a partir de esa referencia alternativa.

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Búsqueda exacta

En el caso de las búsquedas de solicitudes/expedientes por número de registro, número de solicitud o referencia de expediente, el usuario tiene disponible un check que permite la búsqueda literal.

Este check podrá estar marcado o no, por defecto, dependiendo de una configuración propia (ver más información).

Ejemplo búsqueda no exacta:

Si se quiere localizar el número de registro E-309/2024, introduciendo como criterio de búsqueda el dato 309, y no marcando el check de “Búsqueda exacta”, se localizará dicho expediente con ese número de registro.

Hay que tener en cuenta que en este caso, dependiendo de otros criterios de búsqueda, se puedan mostrar, por ejemplo, los registros E-1309/2024 o E-2309/2024

Ejemplo búsqueda exacta:

Si se quiere localizar el número de registro E-309/2024, introduciendo como criterio de búsqueda el dato E-309/2024, y marcando el check de “Búsqueda exacta”, se localizará única y específicamente, dicho expediente con ese número de registro.

Datos documentos - Incluir copias

Si se utiliza la opción "Buscar por: Datos documentos", este check se habilitará como "Incluir copias".

Al buscar documentos por algún criterio (CSV, Descripción o Referencia), si marca el check “Incluir copias”, el sistema buscará expedientes que contengan documentos por ese criterio, pero también buscará documentos con el mismo HASH, que el documento localizado.

Ejemplo

En el expediente A, existe un documento con la descripción “Documento ejemplo Beta”, con un HASH “123456”.

Dicho “Documento Beta”, lo incorporamos al expediente B, por ejemplo, mediante el CSV. Dicho documento en el expediente B, lo denominamos “Documento ejemplo alfa”. Al copiar el documento, el “Documento ejemplo Alfa”, tiene el mismo HASH.

La situación quedaría así:

Expediente	Descripción documento	HASH
Expediente A	Documento ejemplo Beta	123456
Expediente B	Documento ejemplo Alfa	123456

Ahora bien, utilizando la funcionalidad, buscamos por la descripción del documento “Documento ejemplo Beta”, y marcando el check “Incluir copias”. El resultado de la búsqueda arrojará los expedientes A y B.

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Pendientes

Mediante las opciones disponibles en el desplegable, el usuario podrá localizar solicitudes, que tengan cuestiones pendientes.

- Documentos no validados. Solicitudes con documentos no validados en la gestión de documentos.

- Documentos no aportados. Solicitudes con documentos en la bandeja de no aportados.

- Entradas sin leer. El usuario localizará solicitudes con comunicaciones/notificaciones o comunicaciones interdepartamentales pendientes de lectura.

- Registros sin leer. Esta opción va a filtrar solicitudes que tengan comunicaciones enviadas por el ciudadano, con registro de entrada, pendientes de lectura. Esto servirá de mucha utilidad a la hora de localizar expedientes en los que el interesado haya aportado nuevos documentos, ya que para estas acciones se genera una comunicación por parte del ciudadano.

- Sin procedimiento iniciado. Se localizarán solicitudes en las que se ha iniciado el expediente, pero por cualquier motivo, no se ha iniciado el procedimiento asociado.

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Mis tareas

Un usuario pueda cargar en la rejilla de expedientes, aquellos expedientes en los cuales existan tareas activas y pendiente de ser ejecutadas por el propio usuario.

La opción “Mis tareas” abre un menú con la tipología de tareas activas y disponibles, a las que el usuario tiene permiso. Si se pulsa en una tipología (opción visual), se cargarán en la rejilla, aquellos expedientes con dichas tareas disponibles.

Una vez selecciona la tarea, se ejecutará la búsqueda.

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Búsqueda avanzada

Pulsando en este icono, se accede a la búsqueda avanzada.

Además, siempre que se tengan criterios definidos en la búsqueda avanzada, así se indicará con un cambio de icono.

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Organización

Si se hace uso del desplegable, el usuario podrá filtrar solicitudes por:

Mis reservas. Se visualizarán aquellas solicitudes que el usuario tenga reservadas.
Reservadas. Se visualizarán solicitudes que estén reservadas a cualquier usuario de la instalación.
No reservadas. En este caso de visualizarán solicitudes que no estén reservadas a ningún usuario.
Mis delegaciones. Filtro de búsqueda de solicitudes/expedientes, con el objetivo de localizar aquellos expedientes que han sido delegados a mi departamento o a mi usuario.
Delegadas por mí. Se filtrarán aquellas solicitudes/expedientes que el usuario ha delegado.
Delegadas por mi UT. Se filtrarán aquellas solicitudes/expedientes que hayan sido delegadas desde alguna de las unidades tramitadoras asociadas al usuario.

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Iniciado

Mediante este desplegable, se podrán filtrar solicitudes en función del modo de iniciación del procedimiento administrativo.

De oficio. Un procedimiento administrativo se inicia de oficio cuando es el propio órgano competente el que lo comienza, lo que puede ocurrir por su propia iniciativa o porque suceda algo que le haga poner en marcha ese procedimiento.
De instancias de parte. Un procedimiento administrativo se inicia a instancia de parte cuando la iniciativa parte de una persona interesada que solicita algo del órgano competente, lo que pone en marcha el procedimiento administrativo para resolver las pretensiones deducidas.
De otro organismo. Solicitudes que han entrado en el sistema, vía otro organismo, es decir, se han registrado en otro organismo, pero cuyo destinatario es nuestra entidad.
Para otro organismo.
Solicitudes que se han tramitado en la entidad pero que tienen como destinatario otro organismo.
También localizará solicitudes con documentación enviada a otro organismo público.
Todos.

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Revisión

En caso de utilizar el sistema de revisión, este criterio facilitará al usuario la localización de solicitudes en base a dicho sistema de revisión. Para más información sobre el Sistema de Revisión, pulsar aquí.

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