Ventana Principal

Mediante este desplegable, el usuario podrá filtrar las solicitudes a las que tiene permiso, por la Unidad Tramitadora en la que se encuentra dicha solicitud.

 

Se podrá definir una Unidad Tramitadora por defecto para cada usuario. De este modo, cuando el usuario acceda al Monitor de Expedientes, visualizará solo las solicitudes pertenecientes a dicho departamento definido.

 

De todas maneras es importante aclarar que una vez accedido, podrá cargar el resto de solicitudes para las que tiene permiso, definiendo otra unidad tramitadora asignada o dejando el campo vació para cargar el conjunto de solicitudes con permiso

 

Para establecer esta UT por defecto, habrá que acudir a BDI - Datos Locales - Datos de la Instalación - Usuarios. En esa ventana se seleccionará el usuario y se pulsará en “Departamentos”.  En dicha ventana, se podrá definir la Unidad Tramitadora por defecto, del conjunto de departamentos asignados.

 

Con las opciones situadas en la barra Criterios, se van a poder filtrar las solicitudes que se quieren visualizar en la rejilla de abajo.

Si se selecciona un expediente de la rejilla, pulsando este botón, se accederá al propio expediente.

Desde dicha opción, se podrá trabajar y gestionar el expediente, de forma integral, a través de todas las herramientas que se incluyen, en cada una de las pestañas y botones.

Utilizando esta opción, se tiene la posibilidad de crear expedientes de oficio.

 

En este desplegable, se encuentran distintas acciones que se pueden ejecutar sobre el expediente seleccionado o los expedientes seleccionados.

Dependiendo del tipo de expediente, de los permisos del usuario, o del estado en que se encuentre el expediente, podrán estar habilitadas unas acciones u otras.

Estas operaciones están explicadas en el epígrafe de Información general.

 

En el despegable "Organización", se encuentran las siguientes opciones:

 

 

Esta opción servirá tanto para reservar expedientes, como para eliminar/modificar la posible reserva que pueda tener definida.

Los usuarios disponibles a los que reservar/asignar expedientes serán los pertenecientes a la unidad tramitadora del propio expediente.

Esta funcionalidad, combinada con el criterio de búsqueda "Reservadas para mí", tendrá como objetivo el gestionar la distribución de trabajo dentro de la organización, así como para tener un mayor control de los asuntos en los que está trabajando el propio usuario. (Ir a ventana Reserva de expedientes).

 

Con respecto a la reserva masiva, se permitirá reservar varios expedientes seleccionados a un mismo usuario. Para ello, los expedientes seleccionados deben de pertenecer a la misma unidad tramitadora.

En el caso de que alguno de los expedientes seleccionados tenga una reserva anterior, mediante esta operación se sustituirá dicha reserva por la nueva reserva.

Si se seleccionan varios expedientes pertenecientes a una misma unidad tramitadora, se podrán eliminar todas las reservas que estos expedientes tengan asignadas.

 

 

Cuando un usuario accede al Monitor de solicitudes/expedientes, va a poder visualizar aquellas solicitudes para las que tenga permiso, ya sea por su rol, por el departamento al que pertenece, o una combinación de ambas.

Pues bien, mediante esta opción, se puede determinar que un usuario concreto, o los usuarios de todo un departamento, puedan gestionar una solicitud concreta, aun cuando no tuviera permiso definido para ello.

 (Ir a ventana Delegar Expedientes).

 

 

Es importante añadir, que desde esta funcionalidad, un usuario podrá auto retirarse una delegación que se le haya asignado.

 

En caso de seleccionar una o varias solicitudes/expedientes de la rejilla, mediante esta opción se podrán trasladar a otra unidad tramitadora de la entidad.

Esta opción tiene la misma función que el icono "Trasladar" incluido en la propia rejilla principal, pero con la posibilidad de poder realizar traslados masivos de las solicitudes/expedientes seleccionadas.

 

 

Si se selecciona solo un expediente de la rejilla, y se pulsa en este icono, lo primero que se tendrá que hacer es indicar el tipo de relación que se va a establecer.

 

 

Relación Principal -> Secundario. El expediente seleccionado actuará como expediente principal del expediente o expedientes que seleccionemos posteriormente.

Relación Secundario -> Principal. El expediente seleccionado actuará como expediente secundario del expediente que vamos a seleccionar a continuación.

 

Por otro lado, si se seleccionan varios expedientes de la rejilla, el tipo de relación por defecto será, Relación Secundario -> Principal.

 

 

Una vez seleccionado el tipo de relación o el que haya sido establecido por defecto, accedemos a la ventana de consulta de expediente.

De esta manera podremos localizar uno o varios expedientes y relacionarlos con el expediente seleccionado.

 

Por otro lado, aclarar que la cifra situada a la derecha del icono, indica el número de relaciones que tiene el expediente.

 

Es importante que el usuario conozca que existe la posibilidad de vincular los datos de los expedientes relacionados. Esta vinculación provoca que, si se utiliza el generador de decretos desde el expediente principal, los terceros de los expedientes secundarios, se incorporan como terceros del decreto, para de esta forma, generar tantas notificaciones, como terceros existan.

Para poder definir esta vinculación, el usuario deberá acudir a la consulta de expedientes relacionados, una vez que éstos estén ya relacionados.

 

 

Se pueden definir marcas alfanuméricas que sirvan para su fácil localización.

Para ello se seleccionarán una o varias solicitudes, y se pulsará en el icono correspondiente.

 

Una vez se defina la marca en la solicitud o solicitudes, se podrá localizar desde la ventana de búsqueda avanzada, con el campo Marca.

 

 

Se podrán asignar usuarios para que éstos reciban alertas relacionadas con circunstancias que afectan a la solicitud/expediente. Dichas alertas son:

- Incorporación de nuevo documento al expediente.

 

En el despegable "Fases", se encuentran las siguientes opciones:

 

Seleccionando una solicitud se podrá indicar la situación en que se encuentra.

Debemos de tener en cuenta, que las diferentes situaciones en las que se puede encontrar una solicitud se configuran a nivel de trámite, en el mantenimiento de asuntos.

Siempre que el asunto de la solicitud tenga procedimiento asignado, se podrá asignar hitos al expediente.

 

Para definir la fase en la que se encuentra un expediente, se seleccionará una solicitud de la rejilla y se pulsará el icono correspondiente.

Esta información será visible para el ciudadano, desde la consulta de expedientes, en su carpeta ciudadana de la Sede Electrónica.

Esta es la rejilla de visualización y selección de solicitudes.

Las solicitudes se mostrarán, en función de los criterios de búsqueda que se hayan definido mediante las opciones superiores, o desde la búsqueda avanzada.

Cada columna expone información de la solicitud, como puede ser, número de la solicitud o el estado en que se encuentra. También se observan diferentes iconos con los que podemos interactuar o ejecutar acciones con la solicitud de la fila seleccionada. Estos iconos son explicados en el punto Iconos de Solicitud.

 

El número de solicitudes que van a aparecer en esta rejilla va a estar definido por el parámetro de usuario VIFIL, o en su defecto, indicándolo a través del icono Visualización de filas en la rejilla, situado en la parte inferior de esta ventana.

 

 

Las columnas Fecha de Solicitud y Número de Solicitud pueden sustituirse por Fecha de Registro y Número de Registro. Esta acción se controla mediante el parámetro de instalación TIPNF.