Las plantillas genéricas son plantillas básicas, cuya función principal es la de proporcionar un modelo de redacción libre homogéneo para toda la instalación.
Estas plantillas se compondrán de:
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Parte no editable. La plantilla ODT contendrá el encabezado de la instalación, o cualquier información que se desee, siempre teniendo en cuenta que no podrá ser editado a la hora de su generación. Hay que recordar que aunque esta parte no se pueda editar, podrá contener variables.
Al ser plantillas genéricas, en esta parte, no se deberán incluir ni variables específicas de asunto, ni texto fijo que sea exclusivo de una unidad tramitadora o asunto concreto.
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Parte editable. El párrafo de usuario será la parte del documento que el usuario podrá redactar de manera libre. Esta información podrá ser introducida de manera libre o mediante los contenidos de usuario pre almacenados en el editor de textos.
A continuación se enumeran los pasos de configuración y de uso de estas plantillas.
CONFIGURACIÓN
1. Elaboración del fichero ODT.
El primer paso será el modelado del archivo ODT. Para ello, se deberá utilizar una aplicación informática como puede ser OpenOffice o NeoOffice.
En dicha aplicación se elaborará el documento, de acuerdo, por ejemplo, al siguiente esquema.
Como se puede apreciar en la imagen, en la parte fija del archivo, no se incluye ninguna información específica, de este modo podrá ser utilizada por cualquier servicio de la instalación.
Es importante destacar que, al igual que se puede utilizar una parte fija para el encabezado, se podrá añadir igualmente un pie de página.
2. Alta de la plantilla en plataforma eXperta.
Para dar de alta la plantilla creada, se accederá a BDI - Datos Locales - Plantillas - Plantillas externas (ODT).
Una vez situado en el mantenimiento correspondiente
A. Se creará la plantilla siguiendo estas definiciones.
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Descripción. Esta será la denominación de la plantilla, tanto en este mantenimiento, como la que se visualizará a la hora de elegir la plantilla.
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Plantilla. Este será el nombre del fichero que se guardará en el servidor. Es importante asegurarse de que no existe otra plantilla con la misma descripción de fichero.
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Check Genérica. Es importante marcar este check, ya que determinará que la plantilla pueda utilizarse desde cualquier asunto y departamento.
B. Asignar Párrafo.
Como se ha explicado con anterioridad, la plantilla contiene una parte editable, por lo que se deberá asignar a la plantilla, mediante el botón "Párrafo".
Como se puede apreciar en la imagen, se ha asignado el párrafo PAR01. Si se retoma al inicio de la explicación, a la hora de modelar el fichero ODT, en el documento habrá que incluir la variable #PAR01 (añadiendo la almohadilla, delante del código), que deberá coincidir con este párrafo asignado.
Con respecto a la asignación del párrafo hay que aclarar que en caso de crear otra plantilla, puede elegirse el mismo párrafo, ya que no tiene porqué ser exclusivo de una misma plantilla, es más, se recomiendo utilizar siempre este párrafo con el código PAR01.
Por último, en caso de de que a la hora de asignar el párrafo, no esté disponible en la rejilla "Todos los Párrafos", habrá que crearlo desde BDI - Datos Locales - Plantillas - Párrafos de usuario.
USO DE LA PLANTILLA
1. Monitor de Solicitudes - Documentos
Para poder hacer uso de la plantilla creada, el usuario deberá acudir a la gestión de documentos del expediente y utilizar la opción "Incluir Plantilla".
A. Seleccionar Plantilla
Al utilizar la opción "Incluir Plantilla", el usuario podrá seleccionar la plantilla creada. En este ejemplo, "Modelo".
Una vez seleccionada la plantilla, el usuario tendrá la oportunidad de personalizar la descripción que tendrá el documento generado. Para ello deberá editar el contenido del campo inferior de la ventana.
B. Redacción del párrafo de usuario
Debido a que se ha asociado un párrafo de usuario a la plantilla, el usuario tendrá la oportunidad de introducir el contenido del mism, ya sea de manera libre o utilizando los contenidos pre-almacenados en el sistema.
Es de destacar la posibilidad de utilizar variables del sistema o propias del expediente. Para ello el usuario puede hacer uso del botón "Variables".
