Esta es la ventana de gestión de documentos, donde tenemos la relación de documentos, aportados y no aportados, de la solicitud.
Vista Gestión / Vista Mis Carpetas
Tenemos posibilidad de visualizar y gestionar los documentos del expediente desde dos vistas diferentes. Para alternar de una vista a otra, utilizaremos el icono situado a la derecha del título de la vista en la que nos encontramos.
Vista Gestión. En esta vista los documentos se agruparán por la forma de aportación de los mismos. Esta es la vista que tendremos habilitada por defecto y los documentos se clasificarán automáticamente, sin posibilidad de modificación por parte del usuario.
Vista Mis Carpetas. Con respecto a esta vista, lo primero que hay que destacar es que su utilización es opcional. Desde ella, vamos a poder organizar los documentos en carpetas y subcarpetas personalizadas.
En esta rejilla, aparecen los documentos en función de la opción que tenemos seleccionada en el menú de la izquierda. La columna de la derecha, Validación, indica si el documento está validado mediante el icono Cambiar Validación.
También encontramos una columna indicando la ubicación del documento en las distintas carpetas personalizadas creadas en la vista "Mis Carpetas".
Por cada documento, encontramos algunos iconos, que nos muestran información del documento o con los que podemos ejecutar acciones.
Descargar. En caso de tener fichero adjunto, podemos descargar el archivo o archivos asociados al mismo. Estos archivos se descargarán en formato comprimido.
Visualizar documento. También podemos abrir el archivo adjunto al documento seleccionado.
Incluir en carpeta. Con esta opción vamos a poder incluir un documento en una de las carpetas personalizadas creadas desde la vista "Mis Carpetas".
Documento aportado por el ciudadano.
Documento aportado por el sistema.
Documento visible en la Sede Electrónica por el ciudadano.
Documento NO visible en la Sede Electrónica por el ciudadano. Siempre que se incluya un nuevo documento en el expediente y éste sea comunicado o notificado al interesado, el documento pasará a ser visible por el ciudadano.
Versiones del documento
En algunas ocasiones podemos encontrar, junto a la descripción del documento, un número rodeado de un círculo azul. Esto está indicando que el documento tiene diferentes versiones y el número de ellas que existen.
Si pulsamos en el círculo, podemos ver las distintas versiones que tenemos del documento.
En esta ventana podemos visualizar cada versión del documento, así como, indicar qué versión está vigente en este momento.
Firmantes
En caso de que algún documento de la rejilla tenga firmantes asignados, aparecerá un icono junto con la descripción del documento.
Mediante el icono Incluir Plantilla, podemos incluir documentos a un expediente, generándolos mediante el uso de plantillas OpenOffice y contenidos de usuario pre-almacenados.
Validar un documento es indicar, mediante una marca, que el documento está comprobado y ratificado. Esta marca es solo informativa, y no tendrá efecto con otras funciones de eXperta.
Para cambiar la validación, seleccionaremos uno o varios documentos, y pulsaremos en este icono.
En la rejilla de documentos, encontramos una columna en la que se indica si un documento está validado o no.
Para cambiar la situación de un documento, lo seleccionaremos y pulsaremos sobre este icono. De esta manera, abriremos la ventana de Cambiar Situación del Documento.
Con este icono podemos eliminar aquellos documentos seleccionados, siempre y cuando hayan sido incluidos mediante las funciones Incluir Documento o Incluir Plantilla.
Este icono solo estará disponible, si así lo tenemos definido mediante el parámetro OCUED.
PARÁMETRO OCUED
Ocultar/Deshabilitar el botón Eliminar, dentro de la Gestión de Documentos; tanto para el Monitor de Solicitudes como para el Gestor de Tareas.
Al igual que ocurre con las notificaciones, para poder comunicar un documento, éste deber haber sido incluido y adjuntado fichero. Una vez incluido, lo seleccionamos y pulsamos en este icono. La comunicación viajará hasta la bandeja de comunicaciones, en la carpeta del ciudadano.
Seleccionando uno o varios documentos de la rejilla de relación de documentos aportados, podemos enviarlos directamente a la bandeja de compulsas, del módulo de Compulsa Electrónica.
Con este icono podemos consultar el registro de movimientos del documento, a través de las Comunicaciones Interdepartamentales.
Cada fila de la rejilla superior corresponde a una comunicación interdepartamental. Si seleccionamos una, podemos visualizar el asunto y el extracto, así como la documentación que tiene adjunta.
Tenemos la posibilidad de incluir un documento seleccionado en otro expediente.
Para ello, seleccionaremos un documento de la rejilla y utilizamos el icono correspondiente. A continuación accederemos a la ventana de consulta de expedientes.
Una vez seleccionemos el expediente donde queremos copiar el documento, se nos preguntará de qué forma queremos proceder.
Crear duplicado. Con esta opción estaremos generando un nuevo documento en el expediente destino, como copia del documento origen.
Incluir el mismo documento. En este caso estaremos incluyendo el mismo documento a todos los efectos. Los cambios que sufra el documento en cualquiera de los expedientes en los que se encuentre, se verá reflejado en todos ellos.
Tenemos la opción de acceder al Generador de Decretos y Resoluciones, directamente desde el Monitor de Solicitudes.
Al acceder desde aquí, estaremos vinculando la generación del decreto para su posterior anotación en el Registro de Decretos y Resoluciones, con el expediente en el que nos encontramos.
Gracias a esta vinculación, por un lado, cumplimentará los datos del expediente donde nos encontramos y, además, los documentos que se vayan generando en el proceso pasarán a formar parte de los documentos del expediente.
Todo expediente administrativo debe contener un índice numerado donde se relacionen aquellos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que contenga.
Para generar este índice solo tenemos que pulsar el icono correspondiente.
Este icono solo estará habilitado en caso de tener activado el parámetro de instalación INCEX.
PARÁMETRO INCEX
Genera el índice al cerrar el expediente.
También habilita los iconos Incluir/Excluir Índice y Generar Índice, para así generarlo de manera manual
