Esta es la ventana de gestión de documentos, donde se puede visualizar la documentación asociada al expediente.
Además de consultar la documentación, se podrán realizar diferentes acciones sobre los propios documentos, así como incluir y/o generar nueva documentación.
Los botones de operaciones se encuentran ubicados en dos desplegables, "Operaciones" y "Otras funciones". A modo de facilitar la consulta del manual, se muestran ambos desplegados en la imagen siguiente.
Vista Gestión / Vista Mis Carpetas
Tenemos posibilidad de visualizar y gestionar los documentos del expediente desde dos vistas diferentes. Para alternar de una vista a otra, utilizaremos el icono situado a la derecha del título de la vista en la que nos encontramos.
Vista Gestión. En esta vista los documentos se agruparán por la forma de aportación de los mismos. Esta es la vista que tendremos habilitada por defecto y los documentos se clasificarán automáticamente, sin posibilidad de modificación por parte del usuario.
Vista Mis Carpetas. Con respecto a esta vista, lo primero que hay que destacar es que su utilización es opcional. Desde ella, vamos a poder organizar los documentos en carpetas y subcarpetas personalizadas.
En esta rejilla, aparecen los documentos en función de la opción que tenemos seleccionada en el menú de la izquierda. La columna de la derecha, Validación, indica si el documento está validado mediante el icono Cambiar Validación.
También encontramos una columna indicando la ubicación del documento en las distintas carpetas personalizadas creadas en la vista "Mis Carpetas".
Por cada documento, encontramos algunos iconos, que nos muestran información del documento o con los que podemos ejecutar acciones.
Descargar. En caso de tener fichero adjunto, podemos descargar el archivo o archivos asociados al mismo. Estos archivos se descargarán en formato comprimido.
Visualizar documento. También podemos abrir el archivo adjunto al documento seleccionado.
Incluir en carpeta. Con esta opción vamos a poder incluir un documento en una de las carpetas personalizadas creadas desde la vista "Mis Carpetas".
Seguimiento. Con este icono podemos consultar el registro de movimientos del documento, a través de las Comunicaciones Interdepartamentales.
Cada fila de la rejilla superior corresponde a una comunicación interdepartamental. Si seleccionamos una, podemos visualizar el asunto y el extracto, así como la documentación que tiene adjunta.
Documento aportado por el ciudadano.
Documento aportado por el sistema.
Documento publicado en el tablón de anuncios y edictos.
Documento visible en la Sede Electrónica por el ciudadano.
Documento NO visible en la Sede Electrónica por el ciudadano. Siempre que se incluya un nuevo documento en el expediente y éste sea comunicado o notificado al interesado, el documento pasará a ser visible por el ciudadano.
Versiones del documento
En algunas ocasiones podemos encontrar, junto a la descripción del documento, un número rodeado de un círculo azul. Esto está indicando que el documento tiene diferentes versiones y el número de ellas que existen.
Si pulsamos en el círculo, podemos ver las distintas versiones que tenemos del documento.
En esta ventana podemos visualizar cada versión del documento, así como, indicar qué versión está vigente en este momento.
Firmantes
En caso de que algún documento de la rejilla tenga firmantes asignados, aparecerá un icono junto con la descripción del documento.
Siempre que el usuario esté situado en la bandeja principal "Aportados", se podrán ordenar los documentos incluidos en ella.
Existen dos formas de ordenación:
Flechas de desplazamiento. Para ello se utilizarán los iconos para desplazar los documentos de arriba a abajo.
Definición de ubicación directa. En este caso, el usuario pulsará en el valor numérico de ubicación y podrá establecer una nueva ubicación para el documento. Una vez realizada esta acción, el sistema reubicará el resto de documentos.
Mediante el icono Incluir Plantilla, se podrán incluir documentos a un expediente, generándolos mediante el uso de plantillas OpenOffice y contenidos de usuario pre-almacenados.
Para cambiar la situación de un documento, se seleccionará y se pulsará sobre este icono. De esta manera, se accederá a la ventana de Modificar Documento.
Validar un documento es indicar, mediante una marca, que el documento está comprobado y ratificado.
En primer lugar sirve de apoyo a la gestión de los expedientes, ya que permite ver, a simple vista, qué documentos ya estaban antes en el expediente y estaban validados por parte del tramitador del expediente.
Además, el contador de documentos que aparece en la ventana principal, atiende a documentos pendientes de validar dentro del expediente.
Por otro lado, se dispone de un criterio de búsqueda en la ventana principal para buscar expedientes con documentos pendientes de validar.
Para cambiar la validación, seleccionaremos uno o varios documentos, y pulsaremos en este icono.
En la rejilla de documentos, encontramos una columna en la que se indica si un documento está validado o no.
Mediante esta funcionalidad se podrá firmar un documento seleccionado de la rejilla, directamente por el usuario, es decir, sin tener que enviarlo a su bandeja de firmas.
Siempre que el usuario tenga uno o varios cargos asignados, deberá seleccionar uno de ellos para firmar en calidad de dicho cargo.
PARÁMETRO FIRMS
Este parámetro habilita la funcionalidad "Firmar", dentro de la gestión de documentos del Monitor de Solicitudes.
Para comunicar un documento a uno o varios interesados, se seleccionará uno o varios documentos y se pulsará en este icono.
Es importante destacar, que si seleccionamos varios documentos, podremos comunicarlos a la vez, en una misma comunicación.
En la siguiente ventana habrá que indicar a qué terceros del expediente, queremos comunicar el documento. Es importante recordar que para poder seleccionar un tercero en esta ventana, éste tendrá que estar definido como "Notificable", en la ventana de Terceros Interesados.
En ese momento se generarán tantas copias auténticas del documento, como interesados se hayan seleccionado previamente, y serán estos los documentos que se comunicarán.
Por último, si se quieren registrar de salida los documentos comunicados se tendrá que definir mediante el parámetro de instalación CORES.
PARÁMETRO CORES
Mediante este parámetro se decide si se registran de salida los documentos que se comunican a los interesados .
Tenemos la posibilidad de incluir un documento seleccionado en otro expediente.
Para ello, seleccionaremos un documento de la rejilla y utilizamos el icono correspondiente. A continuación accederemos a la ventana de consulta de expedientes.
Una vez seleccionemos el expediente donde queremos copiar el documento, se nos preguntará de qué forma queremos proceder.
Crear duplicado. Con esta opción estaremos generando un nuevo documento en el expediente destino, como copia del documento origen.
Incluir el mismo documento. En este caso estaremos incluyendo el mismo documento a todos los efectos. Los cambios que sufra el documento en cualquiera de los expedientes en los que se encuentre, se verá reflejado en todos ellos.
El objetivo de la funcionalidad es poder realizar registros de salida cuyos destinatarios sean otras administraciones, y que estos registros sean enviados a través del Sistema de Interconexión de Registros. Destacar que este proceso estará habilitado en aquellas entidades que tenga un registro integrado con SIR.
En caso de que se tengan documentos en formato odt, doc, docx, xls o xlsx, se podrán convertir dichos documentos a formato PDF. Para ello, se seleccionará el documento de la rejilla de documentos y se utilizará esta función.
Esta opción solo estará disponible, en el caso de que, en el admGina de la instalación, el Convertidor a PDF esté activado y configurado.
Siempre que la instalación tenga habilitada el Portal de Transparencia y el usuario tenga permiso mediante el parámetro de usuario PERTR, esta funcionalidad estará disponible.
Este parámetro habilita, al usuario, la posibilidad de publicar en el Portal de Transparencia desde la gestión de documentos del Monitor de Solicitudes.
Todo expediente administrativo debe contener un índice numerado donde se relacionen aquellos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias que contenga.
Para generar este índice solo tenemos que pulsar el icono correspondiente.
Este icono solo estará habilitado en caso de tener activado el parámetro de instalación INCEX.
PARÁMETRO INCEX
Genera el índice al cerrar el expediente.
También habilita los iconos Incluir/Excluir Índice y Generar Índice, para así generarlo de manera manual
Valor 0 - Índice no generado al cierre del expediente, no se puede generar manualmente.
Valor 1 - Índice sí se genera al cierre del expediente, se puede generar manualmente.
Pues bien se añadido un nuevo valor a este parámetro
Valor 2 - Índice no generado al cierre del expediente, se puede generar manualmente.
Seleccionando un documento de la rejilla y utilizando esta opción, el usuario podrá introducir anotaciones en el documento seleccionado.
Dichas anotaciones podrán ser consultadas, además de en esta ventana, en la bandeja de firmas, en caso de que el documento se envíe a la firma de algún cargo.
Esta funcionalidad solo estará visible en aquellas instalaciones españolas en las que se tanga activado el servicio correspondiente.
Mediante él, se podrán exportar documentos a formato ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), esquema que establece las normas básicas para el intercambio y almacenamiento de documentos y expedientes electrónicos.
Seleccionando uno o varios documentos de la rejilla de relación de documentos aportados, podemos enviarlos directamente a la bandeja de compulsas, del módulo de Compulsa Electrónica.
Con este icono podemos eliminar aquellos documentos seleccionados, siempre y cuando hayan sido incluidos mediante las funciones Incluir Documento o Incluir Plantilla.
Este icono solo estará disponible, si así lo tenemos definido mediante el parámetro OCUED.
PARÁMETRO OCUED
Ocultar/Deshabilitar el botón Eliminar, dentro de la Gestión de Documentos; tanto para el Monitor de Solicitudes como para el Gestor de Tareas.
