En el menú de Gestión, se ubican cada una de las operaciones que se pueden ir realizando en el expediente o expedientes seleccionados.
Las opciones se encuentran distribuidas a primer nivel, como las opciones "Documentos" o "Generar decreto", o incluidas en opciones deplegables, como puede ser el caso de la opción "Iniciar expediente", que se encuentra encuadrada en el desplegable "Operaciones".
Para visualizar todas las opciones disponibles, se muestra una imagen con todas las operaciones visibles. De esta forma se podrá consultar más fácilmente en este manual.
Siempre que se seleccione una solicitud para la que no se haya iniciado expediente, se podrá cambiar el asunto de la misma, siempre acorde a las siguientes reglas:
Existe una posibilidad de saltarse estas restricciones, utilizando el parámetro de instalación ASGEN. El asunto que esté definido en este parámetro, podrá ser cambiado a cualquier trámite de alta en la instalación.
Como consecuencia de esta acción, cuando iniciemos expediente, se activará el procedimiento ligado al asunto que acabamos de designar, siempre y cuando tenga procedimiento asociado.
Con el icono Reiniciar solicitud, devolvemos a su estado inicial una solicitud seleccionada de la rejilla de la derecha.
Con respecto a los documentos de la solicitud, aquellos que han sido aportados por el ciudadano, en la ventanilla virtual, permanecerán aportados, pero aquellos que hayamos cambiado su situación volverán a su estado original. Los documentos incluidos desaparecerán, siempre que el ciudadano no los haya aportado por requerimiento.
Por otro lado, si el asunto de la solicitud tiene procedimiento asignado, éste no se iniciará hasta que no iniciemos manualmente el expediente, mediante el icono Iniciar Expediente.
Podemos cerrar manualmente un expediente seleccionando de la rejilla de solicitudes con este icono, siempre que ya este iniciado.
Una vez cerrado el expediente, y dependiendo del parámetro de instalación INCEX, se generará el índice del expediente.
PARÁMETRO INCEX
Genera el índice al cerrar el expediente.
También habilita los iconos Incluir/Excluir Índice y Generar Índice, para así generarlo de manera manual
Valor 0 - Desactivado
Valor 1 - Activado
En caso de tener activado el parámetro CERSO, si seleccionamos una solicitud en la que no se haya iniciado expediente, e icono Cerrar expediente se sustituirá por el icono Cerrar solicitud, y de esta manera podremos cerrarla directamente, sin tener que iniciar expediente.
PARÁMETRO CERSO
Activa o desactiva la posibilidad de cerrar solicitudes, sin tener que estar previamente iniciadas.
Valor 0 - No se permite cerrar solicitud sin iniciar expediente.
Valor 1 - Se permite cerrar solicitud sin iniciar expediente.
Existe la posibilidad de asignar/reservar expedientes a usuarios concretos. Los usuarios disponibles a los que reservar/asignar expedientes serán los pertenecientes a la unidad tramitadora del propio expediente.
Esta funcionalidad, combinada con el criterio de búsqueda "Reservadas para mí", nos servirá como distribución de trabajo dentro de la organización, así como para tener un mayor control de los asuntos en los que está trabajando el propio usuario.
Cuando un usuario accede al Monitor de Solicitudes, va a poder visualizar aquellas solicitudes para las que tenga permiso, ya sea por su rol, por el departamento al que pertenece, o una combinación de ambas.
Pues bien, mediante esta opción, se puede determinar que un usuario concreto, o los usuarios de todo un departamento, puedan gestionar una solicitud concreta, aun cuando no tuviera permiso definido para ello. (ir a ventana Delegar Expedientes).
PARÁMETRO DELUA
Este parámetro activa o desactiva la ventana de delegación en expedientes que el usuario activo tenga delegados a sí mismo.
Valor 0 - Si el usuario activo tiene un expediente delegado, no puede entrar a modificar las delegaciones de éste.
Valor 1 - Permite que los usuarios puedan entrar a modificar delegaciones de expedientes delegados a ellos mismos.
Es importante añadir, que desde esta funcionalidad, un usuario podrá auto retirarse una delegación que se le haya asignado.
Si seleccionamos solo un expediente de la rejilla, y pulsamos en este icono, lo primero que tendremos que hacer es indicar el tipo de relación que vamos a establecer.
Relación Principal -> Secundario. El expediente seleccionado actuará como expediente principal del expediente o expedientes que seleccionemos posteriormente.
Relación Secundario -> Principal. El expediente seleccionado actuará como expediente secundario del expediente que vamos a seleccionar a continuación.
Por otro lado, si seleccionamos varios expedientes de la rejilla, el tipo de relación por defecto será, Relación Secundario -> Principal.
Una vez seleccionado el tipo de relación o el que haya sido establecido por defecto, accedemos a la ventana de consulta de expediente.
De esta manera podremos localizar uno o varios expedientes y relacionarlos con el expediente seleccionado.
Por otro lado, aclarar que la cifra situada a la derecha del icono, indica el número de relaciones que tiene el expediente.
Vinculación de Datos
Es importante que el usuario conozca que existe la posibilidad de vincular los datos de los expedientes relacionados. Esta vinculación provoca que, si se utiliza el generador de decretos desde el expediente principal, los terceros de los expedientes secundarios, se incorporan como terceros del decreto, para de esta forma, generar tantas notificaciones, como terceros existan.
Para poder definir esta vinculación, el usuario deberá acudir a la consulta de expedientes relacionados, una vez que éstos estén ya relacionados.
Con esta opción se podrán consultar y gestionar las notificaciones asociadas al expediente que se ha seleccionado.
De esta forma, se podrá cambiar la situación de una notificación postal generada en el expediente o, por ejemplo, consultar el estado de las notificaciones enviadas desde el mismo.
Debemos de tener en cuenta, que las diferentes situaciones en las que se puede encontrar una solicitud se configuran a nivel de trámite, en el mantenimiento de asuntos.
Para poder acceder, lo primero que se debe tener en cuenta, es que el expediente debe estar iniciado, y por otro lado, que en la instalación esté activado el parámetro de instalación GDSOL.
PARÁMETRO GDSOL
Habilita la opción de Generador de Decretos, en la gestión de documentos.
Valor 0 - No se muestra.
Valor 1 - Se muestra.
Al acceder desde aquí, estaremos vinculando la generación del decreto para su posterior anotación en el Registro de Decretos y Resoluciones, con el expediente en el que nos encontramos.
Gracias a esta vinculación, por un lado, cumplimentará los datos del expediente donde nos encontramos y, además, los documentos que se vayan generando en el proceso pasarán a formar parte de los documentos del expediente.
Este icono nos permite realizar observaciones o apuntes vinculados al expediente. Para ello, seleccionamos una solicitud y pulsamos en el icono. (Ver Anotaciones).
La cifra situada a la derecha indica el número de anotaciones que existen en el expediente.
El sistema está dotado de un controlador que se lanza automáticamente cada cierto tiempo (configurable), no obstante, en determinadas ocasiones, es necesario lanzarlo de forma manual. Se trata de casos en los que, debido a errores de conexión a internet u otras causas, el procedimiento no se actualiza de forma automática, por ejemplo, que el expediente se inicie automáticamente o que el procedimiento avance cuando se firme un documento en la bandeja de firmas.
PARÁMETRO DE USUARIO MODGT
Posibilidad de modificar datos internos en el Gestor de Tareas.
Valor 0 - No se pueden modificar datos internamente
Valor 1 - Se pueden modificar datos internamente en la ventana Detalle del Expediente, Reabrir el Expediente y Activa Botón Lanzar Controlador (también en el Monitor de Solicitudes)
Esta funcionalidad solo estará visible en aquellas instalaciones españolas en las que se tanga activado el servicio correspondiente.
Mediante él, se podrán exportar expedientes a formato ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), esquema que establece las normas básicas para el intercambio y almacenamiento de documentos y expedientes electrónicos.
